Carta de solicitud de documentos

Cuando hacemos una solicitud o petición, ya sea ante un individuo o ante una entidad u organismo, es importarte manifestar respeto y cordialidad. Con este fin, lo mejor es redactar una carta que exprese nuestra petición a la vez que refleja formalismo y seriedad. A continuación, hablaremos de cómo elaborar una carta de solicitud de documentos.

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¿Qué es una carta de solicitud de documentos?

Una carta de solicitud de documentos tiene como propósito hacer una petición formal para recibir información o documentación que necesitamos. Por lo general, la solicitud se hace ante entes gubernamentales o administrativos, así como también a instituciones públicas o privadas. 

Muchas instituciones o entidades ponen a disposición de sus clientes o usuarios modelos de cartas de solicitud, para que estos los rellenen con sus datos personales. Es una manera rápida y sencilla de requerir documentos a los que tenemos derecho por ley. 

Ahora bien, cuando dichos modelos no existen, le corresponde a la parte interesada redactar una carta de solicitud de documentos. Se trata de una misiva breve de carácter formal en donde se insta a la entidad o institución para que entregue copias de algún tipo de documentación. A continuación, veremos un modelo de carta de solicitud de documentos. 

CARTA DE SOLICITUD DE DOCUMENTOS

(Lugar y fecha de emisión de la carta)

(Nombre del receptor de la carta, entidad o institución)            

Saludo cordial,

Por medio de la presente yo, (Nombre y Apellidos del emisor de la carta), con número de identidad (nombre y número del documento de identificación) informo que me dispongo a hacer algunos trámites de índole personal, y por ello solicito de manera formal e inmediata a la dirección de esta entidad la entrega de:

  • (Tipo de documento)

Sin más que agregar, me despido de ustedes agradeciendo el tiempo prestado y su pronta respuesta.

Atentamente,

(Nombre y Apellidos del emisor de la carta)

(Datos de contacto del emisor de la carta)

Estructura de una carta de solicitud de documentos 

En primer lugar, es necesario que la carta de solicitud de documentos incluya la fecha de emisión. Este tipo de misiva forma parte de procesos administrativos que se ejecutan dentro de un lapso de tiempo establecido. Además, la entidad que recibe la solicitud necesita tiempo para proceder a entregar la documentación requerida. 

Acto seguido, incluye el nombre del destinatario, ya sea que se trate de un individuo o una institución. Después de saludar cordialmente a la persona, es momento de hacer tu solicitud, explicando los motivos y dejando claro que necesitas los documentos cuanto antes. 

A continuación, señala el tipo de documento que necesitas. Si son varios documentos, puedes enumerarlos en forma de lista, a fin de que su lectura y reconocimiento sea más fácil para quien lea la carta. Finalmente, cierra la misiva con una despedida breve y cortés. 

¿A quién se puede dirigir una carta de solicitud de documentos?

Este tipo de carta se puede presentar ante instituciones gubernamentales, escuelas públicas o privadas, universidades, hospitales, comercios o empresas de cualquier tipo. Siempre es importante redactar la carta de forma clara y sin extenderse demasiado. 

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