Carta de invitación formal a una autoridad

¿Se aproxima un evento importante y eres el encargado de organizarlo? Para que este acontecimiento tenga éxito, es muy importante invitar a las personas y autoridades correctas. Con este fin, veamos cómo redactar una carta de invitación formal a una autoridad, una misiva de fácil elaboración y que suele funcionar bastante bien.

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¿Qué es una carta de invitación formal a una autoridad?

Una carta de invitación formal a una autoridad es un documento mediante el cual se invita a una persona importante a asistir a un evento deportivo, social, cultural, político o de cualquier otra índole. El éxito de dichos eventos radica en la presencia y colaboración de diversas autoridades, públicas o privadas. Su disposición a asistir bien puede depender del tipo de invitación que reciban. 

Para añadirle un toque de formalidad a la ocasión, lo mejor es redactar una carta de invitación que, además de contener los datos del evento, explique un poco sobre lo que se hará en el mismo. Recuerda que las autoridades tienen muchas cosas por hacer y una agenda preestablecida muy apretada. Así que asistir a un evento es un asunto que necesita de previa preparación. 

Por otro lado, una carta de este tipo debe redactarse con un tono formal, puesto que su destinatario es una figura importante y de renombre. En este sentido, es bueno incluir frases protocolares y expresiones de cortesía que reflejen respeto y agradecimiento. Echemos un vistazo al siguiente modelo de carta de invitación formal a una autoridad. 

Modelo de carta de invitación formal a una autoridad 

CARTA DE INVITACIÓN FORMAL A UNA AUTORIDAD

 (Nombre de la institución que hará el evento)

(Logo de la institución que hará el evento)

(Datos de contacto)

(Lugar y fecha de emisión de la carta)

Sr. (Nombre y Apellidos del destinatario)

(Cargo o puesto que ocupa)

Por medio de la presente queremos que reciba un cordial saludo de parte de (Nombre de la institución que realiza la invitación), y deseamos comunicarle que nos encantaría tenerlo a usted y su familia como invitados en un evento especial con motivo de (indica el tipo de evento, como una inauguración), a celebrase el día (día-mes-año) en la siguiente dirección: (indica la dirección exacta).

Además, sería para nosotros un verdadero privilegio que, el día del evento, nos honrara con unas palabras de apertura si le es posible. No dude en comunicarse con nosotros si tiene alguna duda al respecto. Sin más que agregar, nos despedimos de usted agradeciendo su atención y a la espera de su valiosa respuesta. Esperamos contar con su presencia.

Atentamente,

(Nombre y Apellidos del emisor de la carta)

(Firma)

(Cargo)

¿Qué datos incluir en una carta de invitación formal a una autoridad?

Si quieres tener más probabilidades de que tu carta de invitación formal a una autoridad sea aceptada, es necesario que incluyas los siguientes elementos: 

  • Proporciona información clara sobre la clase de evento que se llevará a cabo. Indica si se trata de una inauguración, un evento social, deportivo o musical. Esto contribuirá a que el invitado se sienta en confianza y empiece a prepararse mentalmente. 
  • Es muy importante indicar la fecha, la hora y el lugar exactos de la celebración del evento. La autoridad invitada tendrá que corroborar si en ese momento no tiene programada otra actividad. Además, si es necesario anota la hora exacta en la que la autoridad tiene que hacer acto de presencia. 
  • Si quieres que la autoridad invitada dé un discurso o diga unas palabras de apertura, es conveniente que se lo hagas saber de manera cortés. Con ello el invitado podrá prepararse con anticipación. 

¿Cómo redactar una carta de invitación formal a una autoridad? 

Como el destinatario es una autoridad importante y destacada, resulta indispensable que el tono de la redacción de la carta de invitación sea formal y distinguido. Claro está, siempre hay un margen para añadir frases espontáneas que le den a la misiva un toque de familiaridad y sinceridad. Asimismo, recuerda verificar que la carta no presente errores ortográficos ni gramaticales, y que contenga datos exactos y específicos. Por lo general, estos documentos son breves y no contienen más de dos o tres párrafos. Si la institución que organiza el evento tiene un logotipo, este debe ir en la parte superior derecha de la hoja.

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